4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл.2.
Таблица 2
Наименование | Пояснение | |
группы атрибутов | атрибута |
|
1. Описание документа | Обозначение документа |
|
| Тема | Тематика документа |
| Класс документа | Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.) |
| Вид документа | Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл.1) |
| Первичное применение | Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ |
| Инвентарный (регистрационный) номер | Номер регистрации ДМ в службе хранения |
| Литера | Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 |
| Восстановление | Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления |
| Аннотация | Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе |
| Использование документа | Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ |
2. Даты и время | Дата и время копирования документа | Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ |
| Дата создания | Дата создания (разработки) ДМ |
| Дата утверждения | Дата утверждения ДМ |
| Дата приема в службу хранения | Дата постановки ДМ на учет в службе хранения |
| Дата аннулирования, срок действия | Даты, после которых документ считается недействительным |
| Дата утверждения | Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении ИПХ |
| Дата снятия ограничений | Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте "Классификация защиты" |
3. Изменения | Обозначение извещения об изменении | Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ |
| Номер изменения документа | Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ |
| Инвентарный номер замененного подлинника | Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ |
| Редакция (версия) | Порядковый номер редакции (версии) ДМ |
4. Создатели | Автор | Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание |
| Организация-разработчик | Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т.е. являющаяся разработчиком (автором) документа |
| Изготовитель | Лицо (лица), ответственное(ые) за изготовление и контроль ДМ |
| Владелец | Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ) |
5. Информация пользователя | Информация об авторском праве | Организация, к которой переходят авторские права |
| Даты авторского права | Дата, связанная с авторским правом |
| Список рассылки | Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный(ые) список(и) |
6. Внешние ссылки | Ссылки на другие документы | Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым |
| Ссылка на первичный документ | Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ) |
| Ссылка на замененный документ | Обозначение документа, замененного данным ДМ |
7. Хранение и поиск | Идентификатор(ы) файла (ов) | Идентификатор(ы) файла(ов), которым(и) записан ДМ |
| Ссылка на расположение документа | Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения |
| Ссылка на документ | Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ |
| Ссылка на файл копии | Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - определяет местоположение ДМ) |
8. Защита | Санкционирование | Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ |
| Классификация защиты | Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования |
| Право доступа | Указывают право доступа к ДМ |
| Признак кодирования | Указывают, кодируют весь ДМ или его часть |
9. Характеристики содержания | Объем информации документа | Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей |
| Контрольные характеристики данного документа | Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики |
| Контрольные характеристики первичного документа | Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ) |
4.2. ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др.
4.3. Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).
4.4. Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.