ГОСТ Р 56273.4-2016/CEN/TS 16555-4:2014 Инновационный менеджмент. Часть 4. Управление интеллектуальной собственностью (Переиздание)

Приложение А
(справочное)

Документация, необходимая для регистрации объектов интеллектуальной собственности

Очень важно, чтобы каждая организация вне зависимости от ее размера, но вовлеченная в научно-промышленные исследования и разработку, в рамках которых создается интеллектуальная собственность, ответственно и своевременно регистрировала результаты своей интеллектуальной деятельности, выполненной как в начале разработки, так и на последующих этапах развития.

Наилучшей практикой учета и контроля исследовательской и технической работы считается регистрация всех действий в специальном журнале (который называют также лабораторным журналом), в электронном архиве (при разработке программного обеспечения) или в системе электронного документооборота.

Ведение журнала позволяет не только организовать защиту инноваций, но также и организовать защиту прав третьих лиц на объекты интеллектуальной собственности от возможных посягательств. В этом состоит его преимущество для внедрения в организациях.

Для того чтобы записи признавались аутентичными третьими лицами и законодателем, необходимо их правильно хранить в соответствии со следующими установленными критериями:

- регистрационные записи принадлежат организации, а не индивидуумам, которые в любой момент могут уволиться;

- журнал должен правильно храниться, его страницы последовательно нумеруются и датируются;

- записи должны вноситься разборчивым почерком и только чернилами;

- если запись вносится индивидуумом, то она должна быть идентифицирована и авторизована;

- проекты и действия должны быть недвусмысленно запротоколированы соответствующими надписями и сквозной нумерацией;

- никакие страницы журнала не могут быть вырваны или вклеены;

- зачеркивания допустимы, если они датированы и авторизованы;

- записи в журнале должны представлять описание экспериментов и их результатов достаточно глубоко и подробно, чтобы их можно было понять и воспроизвести компетентными третьими лицами;

- записи должны содержать регистрацию фактов, мнения и заключения в журнале не воспроизводятся;

- записи должны демонстрировать процесс непрерывной разработки интеллектуальной собственности, начиная от выработки концепции;

- журнал должен регулярно проверяться на точность и визироваться независимой и незаинтересованной третьей стороной, обеспечивающей конфиденциальность сведений, чтобы впоследствии не мешать защите прав на объекты интеллектуальной собственности;

- в некоторых административно-территориальных образованиях целесообразно регистрировать документацию, например у нотариуса или соответствующем органе исполнительной власти, и использовать закрытую корреспонденцию;

- необходимо осуществлять постоянную охрану и соблюдать условия конфиденциальности для будущего использования журналов и регистрационных записей.

В дополнение к указанной процедуре регистрации предприятие должно создать и технически обеспечивать работу системы разглашения данных о конкретных объектах интеллектуальной собственности в соответствии с приложением B настоящего стандарта.