АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА МУРМАНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 июля 2020 года N 50-Р
Об утверждении Регламента взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска
В целях организации электронного взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска:
1. Утвердить Регламент взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Определить:
2.1. Отдел информационно-технического обеспечения и защиты информации администрации города Мурманска администратором системы электронного документооборота администрации города Мурманска.
2.2. Отдел делопроизводства и документооборота администрации города Мурманска регулятором системы электронного документооборота администрации города Мурманска, уполномоченным осуществлять организационно-методическое сопровождение процессов модуля "Делопроизводство".
2.3. Отдел по работе с обращениями граждан и организации предоставления муниципальных услуг администрации города Мурманска регулятором системы электронного документооборота администрации города Мурманска, уполномоченным осуществлять организационно-методическое сопровождение процессов модуля "Обращения граждан".
2.4. Отдел административной и организационной работы администрации города Мурманска регулятором системы электронного документооборота администрации города Мурманска, уполномоченным осуществлять организационно-методическое сопровождение процессов модуля "Организационно-распорядительные документы".
3. Структурным подразделениям администрации города Мурманска использовать систему электронного документооборота администрации города Мурманска в качестве приоритетного канала для служебной переписки в электронном виде.
4. Отделу информационно-технического обеспечения и защиты информации администрации города Мурманска (Кузьмин А.Н.):
4.1. Разработать регламент подписания электронных документов в системе электронного документооборота с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в срок до 22.12.2020.
4.2. Разместить настоящее распоряжение с приложением на официальном сайте администрации города Мурманска в сети Интернет.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Мурманска Лыженкова А.Г.
Временно исполняющий полномочия главы
администрации города Мурманска
А.Г.ЛЫЖЕНКОВ
Приложение
к распоряжению
администрации города Мурманска
от 22 июля 2020 г. N 50-Р
РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МУРМАНСКА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА МУРМАНСКА
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в системе электронного документооборота администрации города Мурманска (далее - Регламент) разработан в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
1.2. Настоящий Регламент определяет цели и задачи, структуру, участников, основные принципы функционирования и развития системы электронного документооборота администрации города Мурманска.
1.3. Система электронного документооборота администрации города Мурманска (далее - СЭД АТМ) развернута на базе программного обеспечения CompanyMedia и предназначена для организации электронного делопроизводства и документооборота администрации города Мурманска и ее структурных подразделений, иными государственными органами, администрациями муниципальных образований, организациями и гражданами.
1.4. Целями развития и эксплуатации СЭД АТМ являются повышение эффективности муниципального управления в администрации города Мурманска за счет сокращения времени прохождения документов между участниками взаимодействия, минимизации затрат на подготовку и отправку документов, мониторинга и контроля исполнения поручений.
1.5. Задачами эксплуатации и развития СЭД АТМ являются автоматизация процессов делопроизводства и организация межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия структурных подразделений администрации города Мурманска в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий.
1.6. В настоящем Регламенте используются следующие термины, определения и сокращения:
- АТМ - администрация города Мурманска;
- Администратор СЭД АТМ - уполномоченный отдел АТМ, обеспечивающий технологическое развитие и стабильное функционирование СЭД АТМ;
- АРМ - автоматизированные рабочие места, в том числе автономные мобильные устройства (планшеты), с которых осуществляется доступ в СЭД АТМ;
- Интернет-приемная - раздел на официальном сайте АТМ (https://www.citymurmansk.ru/obrasheniya), с которого обращения автоматически передаются на регистрацию в СЭД АТМ;
- ПО Domino/Notes АТМ - платформа, на базе которой функционирует СЭД АТМ;
- ОГ - обращения граждан и организаций, поступившие в адрес АТМ;
- ПО - программное обеспечение;
- Регулятор СЭД АТМ - уполномоченные органы, осуществляющие организационно-методическое руководство по работе в СЭД АТМ;
- РК - регистрационная карточка, предназначенная для внесения в СЭД АТМ сведений о входящем, исходящем, внутреннем документе или обращений граждан и организаций в целях его учета и поиска;
- Ролевая модель - совокупность разрешений (прав) на выполнение различными группами пользователей определенных действий в СЭД АТМ;
- Роль - набор разрешений (прав) на выполнение пользователем определенных действий в СЭД АТМ;
- СП - структурное подразделение АТМ;
- Справочник сотрудников - основной элемент управления СЭД АТМ. В справочнике сотрудников хранятся сведения о структуре АТМ;
- УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;
- ЭП - электронная подпись.
2. Основные принципы работы в СЭД АТМ
2.1. СЭД АТМ является единой информационной системой АТМ и предназначена для автоматизации работы со служебной корреспонденцией и исполнения поручений.
Все СП регистрируют в СЭД АТМ и ведут учет сведений об исполнении собственной входящей и исходящей корреспонденции.
Помимо работы с собственной корреспонденцией СП работают в СЭД АТМ с документами, направляемыми в их адрес по резолюциям главы АТМ, заместителей главы АТМ, управляющего делами АТМ, готовят проекты исходящих и внутренних документов за их подписью.
Также в СЭД АТМ осуществляется регистрация постановлений и распоряжений АТМ, регистрация обращений граждан и организаций.
В СЭД АТМ настроены условия для ведения юридически значимого электронного документооборота.
2.2. СП используют СЭД АТМ с соблюдением требований, устанавливаемых Администратором и Регуляторами СЭД АТМ.
2.3. Использование СЭД АТМ обеспечивает:
- формирование единой базы данных документов служебной переписки СП;
- доступ пользователей к документам и поручениям после их регистрации или утверждения;
- использование единых служебных справочников СЭД АТМ.
2.4. В СЭД АТМ автоматизируются процессы обработки в АТМ и СП следующих документов:
- регистрация постановлений и распоряжений АТМ;
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов АТМ и СП;
- регистрация обращений граждан и организаций, поступивших в АТМ и СП, в том числе в электронном виде;
- рассмотрение руководителями и ответственными муниципальными служащими СП входящих и внутренних документов, в том числе обращений граждан и организаций, и вынесение по ним резолюции (поручения);
- исполнение поручений по входящим и внутренним документам, обращениям граждан и организаций;
- согласование проектов исходящих и внутренних документов СП;
