Обязанности председателя и протокол совещания
1. Председатель совещания уполномоченных обязан обеспечить на совещании соблюдение положений основных документов ОСЖД, решений руководящих органов ОСЖД и Регламента совещания уполномоченных.
2. Председатель совещания уполномоченных отвечает за составление протокола совещания, который должен отражать в краткой форме ход рассмотрения вопросов, находящихся в повестке дня. Председатель имеет право просить, чтобы участники совещания представляли в письменной форме свои отдельные мнения для занесения их в протокол. Он обеспечивает, чтобы по просьбе отдельных участников их мнения были занесены в протокол.
3. Протокол совещания уполномоченных подписывается уполномоченными представителями членов Совещания Министров и членов Конференции, а также председателем совещания.
4. Если председатель совещания является одновременно руководителем делегации члена ОСЖД, он обязан в своих выступлениях ясно определять, когда выступает в качестве председателя совещания и когда в качестве руководителя своей делегации. В данной ситуации подписывает протокол совещания также как руководитель делегации члена ОСЖД.
5. Участники совещания получают копию протокола непосредственно после его подписания в бумажном и электронном видах.
Подлинный экземпляр протокола совещания передается на хранение в Комитет ОСЖД.
6. При отсутствии представителя участника совещания Комитет направляет им копию протокола совещания уполномоченных в электронном виде или почтой.