Подготовка совещаний
1. Железные дороги ОСЖД, ответственные за подготовку материалов, предлагаемых для обсуждения на совещании в рамках ПРГ, направляют их участникам разрабатываемой темы и Секретарю Комитета не позднее, чем за два месяца до начала данного совещания. По согласованию материалы могут быть отправлены в электронном виде.
2. Секретарь Комитета направляет участвующим железным дорогам ОСЖД материалы, подготовленные специалистом ПРГ, включая проект повестки дня совещания не позднее, чем за один месяц до начала данного совещания. В случае отсутствия количества делегаций, требуемого по условиям действительности проведения совещания, Секретарь Комитета за 15 дней сообщает железным дорогам ОСЖД об отмене указанного совещания.
3. Специалист ПРГ по предложению железных дорог ОСЖД и письменному согласованию с заинтересованными железными дорогами ОСЖД может принять решение об изменении места и срока планового совещания или об его отмене, а также принять решение о проведении внепланового совещания и определить одновременно место и срок его проведения.