Документы совещаний
1. На совещании ПРГ составляется протокол, а на других совещаниях, проводимых в рамках ПРГ, протокол или памятная записка по решению участников данного совещания.
2. Протокол совещания ПРГ составляется на рабочих языках, на которых проводилось совещание.
3. Протокол или памятная записка должны содержать:
повестку дня совещания;
список участников совещания;
отражение хода и результаты рассмотрения отдельных пунктов повестки дня;
тексты принятых проектов решений и рекомендаций;
заявления отдельных делегаций.
4. Протоколы совещаний подписываются руководителями делегаций железных дорог ОСЖД и председателем совещания.
Участники совещания получают копии протоколов непосредственно после его подписания в бумажном и электронном видах.
Комитет ОСЖД направляет электронной почтой железным дорогам ОСЖД протоколы совещания. В случае необходимости, им направляется копия протокола совещания.
5. Памятные записки совещаний составляет и подписывает председатель совещания. Участники совещания получают памятную записку в электронном виде.
Железным дорогам ОСЖД Комитет рассылает памятную записку в электронном виде. По запросу участников совещания и железных дорог ОСЖД им направляются копии памятной записки.
6. Председатель совещания направляет подлинный экземпляр протокола или памятной записки на хранение в Комитет.