• Текст документа
  • Статус
0 %
Начинаю
Завершаю
Действующий


АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АБАКАНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 25 сентября 2020 года N 1604


Об утверждении Положения об Общем отделе Администрации города Абакана



Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст. 35, 38, 40 Устава города Абакана, постановляю:


1. Утвердить Положение об Общем отделе Администрации города Абакана (приложение).


2. Отделу по связям с общественностью и СМИ Администрации города Абакана (Т.Г. Зырянова) опубликовать настоящее Постановление в газете "Абакан" и разместить на официальном сайте города Абакана в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".


3. Контроль исполнения настоящего Постановления возложить на Управляющего Делами Администрации города Абакана Л.А. Степанову.



Глава города Абакана
А.В.ЛЕМИН

Приложение. Положение об Общем отделе Администрации города Абакана



Приложение


Утверждено
Постановлением
Администрации города Абакана
от 25 сентября 2020 г. N 1604

1. Общие положения


1.1. Общий отдел Администрации города Абакана (далее - общий отдел) является структурным отделом Администрации города Абакана, обеспечивающим единую систему документооборота в Администрации города Абакана, не обладающим статусом юридического лица.


1.2. Полное наименование отдела - Общий отдел Администрации города Абакана, сокращенное - общий отдел.


1.3. Общий отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, законами Республики Хакасия, иными нормативными правовыми актами Республики Хакасия, Уставом города Абакана, решениями Совета депутатов города Абакана, постановлениями и распоряжениями Администрации города Абакана, а также настоящим Положением и иными муниципальными правовыми актами.


1.4. Общий отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством Главы города Абакана и непосредственным руководством и контролем Управляющего Делами Администрации города Абакана.


1.5. Общий отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми отраслевыми органами Администрации города Абакана, структурными отделами Администрации города Абакана.


1.6. Общий отдел имеет печать, штампы, бланк со своим наименованием.

2. Основные задачи общего отдела


2.1. Основными задачами общего отдела являются:


1) обеспечение деятельности Администрации города Абакана в части организации делопроизводства и документооборота;


2) организация работы с обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана, в том числе с обращениями, поступившими в электронной форме, организация личного приема Главы города Абакана и его заместителей;


3) обеспечение установленного порядка работы с письменными и устными обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";


4) осуществление контроля организации документооборота, оказание методической помощи в организации документооборота в отраслевых органах Администрации города Абакана, структурных отделах, входящих в Администрацию города Абакана;


5) регистрация и хранение (до передачи на архивное хранение) постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана, формирование и ведение электронной базы постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана;


6) регистрация и хранение договоров, соглашений, заключенных Администрацией города Абакана, за исключением соглашений в сфере бюджетных отношений и муниципальных контрактов, заключенных в рамках Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";


7) регистрация и хранение протоколов совещаний, собраний, конференций, заседаний коллегиальных органов, комиссий, переданных в общий отдел;


8) регистрация и хранение уставов территориального общественного самоуправления города Абакана;


9) реализация мер, направленных на сохранение служебной информации и защиту персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе законодательством в области персональных данных, в пределах своей компетенции;


10) организация обеспечения доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления в Администрации города Абакана в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством, регулирующим вопросы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;


11) организация работы по обеспечению формирования и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Хакасия нормативными правовыми актами города Абакана в соответствии с Законом Республики Хакасия от 03.10.2008 N 47-ЗРХ "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Хакасия";


12) осуществление работы по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели муниципального образования город Абакан в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 N 113-ФЗ "О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации".

3. Функции общего отдела


3.1. При осуществлении своих функций общий отдел взаимодействует со всеми структурными подразделениями Администрации города Абакана.


3.2. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:


1) организует делопроизводство и документооборот в Администрации города Абакана в соответствии с требованиями ГОСТ к оформлению документов, инструкцией по делопроизводству;


2) регистрирует и хранит (до передачи на архивное хранение) постановления Главы города Абакана, постановления и распоряжения Администрации города Абакана;


3) осуществляет формирование и ведение электронной базы постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана;


4) выдает выписки и копии постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана;


5) передает зарегистрированные постановления Главы города Абакана, постановления и распоряжения Администрации города Абакана, подлежащие опубликованию, для опубликования в уполномоченный структурный отдел Администрации города Абакана;


6) осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства, оптимизации труда специалистов общего отдела, внедрению современных систем документооборота;


7) своевременно доводит до руководителей и исполнителей документы, в том числе правовые акты Главы города Абакана, Администрации города Абакана, Совета депутатов города Абакана, и другую корреспонденцию;


8) осуществляет в соответствии с законодательством прием, регистрацию, учет и направление поступающей корреспонденции;


9) регистрирует и отправляет служебные документы и другую исходящую корреспонденцию;


10) осуществляет справочную работу по входящим, исходящим и внутренним документам администрации города;


11) осуществляет контроль своевременного рассмотрения обращений, поступивших Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана, организует личный прием Главы города Абакана и его заместителей;


12) обеспечивает работу приемных Главы города Абакана, его заместителей;


13) осуществляет регистрацию и хранение договоров, соглашений, заключенных Администрацией города Абакана, за исключением соглашений в сфере бюджетных отношений, муниципальных контрактов, заключенных в рамках Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";


14) регистрирует и хранит протоколы совещаний, собраний, конференций, заседаний коллегиальных органов, комиссий, переданных в общий отдел;


15) осуществляет регистрацию и хранение Уставов территориального общественного самоуправления города Абакана;


16) организует работу по справочному информированию населения и юридических лиц, в том числе путем размещения информации на информационном стенде, представления информации в справочные правовые системы и на официальный сайт города Абакана;


17) принимает, регистрирует и передает по назначению входящую и исходящую документацию, формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;


18) контролирует и требует от руководителей отраслевых органов Администрации города Абакана, начальников структурных отделов Администрации города Абакана, соблюдения требований ГОСТ к оформлению документов, инструкции по делопроизводству при работе с документами и обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


19) обеспечивает хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством дел, осуществляет передачу в архив по истечении установленного срока хранения законченных делопроизводством дел постоянного и временных сроков хранения, в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;


20) оказывает содействие отраслевым органам Администрации города Абакана в части работы по документообороту и работы с обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


21) осуществляет подготовку информационно-аналитических, статистических, оперативных отчетов по направлениям деятельности общего отдела;


22) организует работу по обеспечению формирования и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Республики Хакасия нормативными правовыми актами города Абакана;


23) осуществляет работу по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели муниципального образования город Абакан;


24) информирует о мероприятиях общего отдела;


25) осуществляет иные поручения Главы города Абакана, Управляющего Делами Администрации города Абакана.

4. Организация деятельности общего отдела


4.1. Общий отдел укомплектовывается специалистами в соответствии со штатным расписанием и возглавляется начальником общего отдела.


4.2. Начальник общего отдела назначается и освобождается от должности распоряжением Администрации города Абакана.


4.3. Начальник общего отдела осуществляет руководство всей деятельностью общего отдела и несет персональную ответственность за работу общего отдела.


4.4. Обязанности и права начальника и специалистов общего отдела определяются должностными инструкциями в соответствии с настоящим Положением и утверждаются Управляющим Делами Администрации города Абакана.


4.5. Начальник общего отдела:


1) руководит деятельностью общего отдела, обеспечивает выполнение задач общего отдела;


2) организует, планирует, координирует и контролирует деятельность общего отдела;


3) дает обязательные для исполнения специалистами общего отдела распоряжения и указания, налагает резолюции на документы, контролирует их исполнение, решает организационные вопросы деятельности общего отдела;


4) осуществляет кадровую работу в общем отделе в пределах своей компетенции, распределяет должностные обязанности между специалистами общего отдела, готовит и представляет на утверждение Управляющему Делами Администрации города Абакана должностные инструкции специалистов общего отдела;


5) контролирует состояние делопроизводства в отраслевых органах Администрации города Абакана, структурных отделах Администрации города Абакана и оказывает им методическую помощь;


6) заверяет копии и выписки из постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана;


7) контролирует своевременную регистрацию и рассылку после подписания постановлений Главы города Абакана, постановлений и распоряжений Администрации города Абакана;


8) осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения документов и обращений, поступивших Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


9) занимается организацией личного приема Главы города Абакана граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, ведет предварительную запись на личный прием Главы города Абакана в соответствии с графиком приемов;


10) составляет номенклатуру дел общего отдела и сводную номенклатуру дел Администрации города Абакана;


11) готовит документы к сдаче в архив и передает их на хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;


12) вносит предложения Главе города Абакана, Управляющему Делами Администрации города Абакана по вопросам повышения профессиональной подготовки специалистов общего отдела;


13) вносит предложения по соблюдению требований охраны труда специалистов общего отдела, проводит работу по внедрению передовых приемов и методов работы;


14) осуществляет контроль наличия бланочной продукции для работы общего отдела;


15) осуществляет контроль эксплуатации машинописной, множительной и другой оргтехники и оборудования, находящегося в пользовании общего отдела, вносит предложения по модернизации оргтехники;


16) осуществляет постоянный контроль исполнительской дисциплины по работе с обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


17) систематически анализирует состояние документооборота в Администрации города Абакана, доводит результаты анализа до сведения Главы города Абакана, Управляющего делами Администрации города Абакана;


18) взаимодействует с Избирательной комиссией города Абакана и Советом депутатов города Абакана по вопросам документооборота;


19) осуществляет иные обязанности в соответствии с муниципальными правовыми актами, должностной инструкцией.


4.6. Начальник общего отдела имеет право:


1) контролировать и требовать от руководителей отраслевых органов Администрации города Абакана, начальников структурных отделов Администрации города Абакана, соблюдения требований ГОСТ к оформлению документов, инструкции по делопроизводству при работе с документами и обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


2) проводить проверку организации документооборота в отраслевых органах Администрации города Абакана, структурных отделах Администрации города Абакана, и доводить итоги проверок до Главы города Абакана, Управляющего Делами Администрации города Абакана, руководителей отраслевых органов Администрации города Абакана, начальников структурных отделов Администрации города Абакана, для принятия соответствующих мер;


3) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;


4) возвращать исполнителям документы, подготовленные с нарушением требований, установленных инструкцией по делопроизводству;


5) вносить свои предложения Главе города Абакана, Управляющему Делами Администрации города Абакана по вопросам кадровой работы в общем отделе;


6) вносить предложения о применении дисциплинарных мер во всех случаях нарушения должностными лицами установленных правил работы с документами и обращениями, поступившими Главе города Абакана и в Администрацию города Абакана;


7) участвовать в обсуждении Главой города Абакана и его заместителями, руководителями отраслевых органов Администрации города Абакана, Управляющим Делами Администрации города Абакана, начальниками структурных отделов Администрации города Абакана, вопросов, касающихся состояния работы с документами и обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с ними;


8) присутствовать на личном приеме Главы города Абакана граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;


9) осуществлять иные права в соответствии с муниципальными правовыми актами, должностной инструкцией.


4.7. Специалисты общего отдела, замещающие должности муниципальной службы согласно Реестру должностей муниципальной службы в Республике Хакасия, являются муниципальными служащими.


4.8. Начальник и специалисты общего отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

Об утверждении Положения об Общем отделе Администрации города Абакана

Название документа: Об утверждении Положения об Общем отделе Администрации города Абакана

Номер документа: 1604

Статус: Действующий

Опубликован: "Абакан официальный", выпуск N 38 (приложение к газете "Абакан", N 38, 30 сентября-6 октября, 2020)
Дата принятия: 25 сентября 2020